Aan de slag met de atletenvertegenwoordiging

Let op, kijk bij de totstandkoming van een atletenvertegenwoordiging of dit nog aanpassingen van de bondsstatuten vraagt.

Topsport is de afgelopen decennia sterk geprofessionaliseerd. Dat vraagt veel van bestuurders van sportbonden en van de topsporters zelf. Topsport heeft een andere dynamiek dan breedtesport en vraagt om specifieke competenties, inzet en betrokkenheid van stakeholders.

Met een atletenvertegenwoordiging kan een bond voor én met topsporters het topsportbeleid vormgeven. Zij kunnen samen hun krachten bundelen om de sport sterker te maken, kansen te benutten en eventuele bedreigingen het hoofd te bieden.

Het is belangrijk dat iedere sportbond een gedragen atletenvertegenwoordiging heeft, zodat de belangen van topsporters goed behartigd worden. Met een atletenvertegenwoordiging kan een sportbond voor én met topsporters het topsportbeleid vormgeven en meer draagvlak creëren voor bondsbesluiten.

Het stappenplan is geschreven vanuit het perspectief dat topsporters het initiatief nemen. Natuurlijk kan dit initiatief ook door de sportbond genomen worden. De uit te voeren stappen zijn gelijk. Ongeacht wie de initiatiefnemer is, is het belangrijk om hierin samen op te trekken.

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 1• In gesprek met de topsporters van jouw sportbond
Jullie gaan aan de slag met het oprichten van een atletenvertegenwoordiging. De eerste stap die jullie zetten is het organiseren van een sessie met de topsportsporters van jullie bond. Jullie gaan dan met hen in gesprek over de oprichting van een atletenvertegenwoordiging. Welke zaken zouden volgens jullie door een atletenvertegenwoordiging opgepakt moeten worden? Geef één iemand de leiding over dit overleg en vraag één iemand om de belangrijkste punten vast te leggen om het zo na afloop goed terug te kunnen koppelen. Heeft jouw sportbond meerdere disciplines? Zorg dan dat topsporters vanuit alle disciplines uitgenodigd worden. De sportbond heeft de contactgegevens van de topsporters, dus verzending van een uitnodiging zal via hen gaan. Stem daarom goed met jouw sportbond af.

Vragen die in zo’n sessie aan bod kunnen komen:

• voor wie is de atletenvertegenwoordiging er?
• welke zaken zou de atletenvertegenwoordiging (proactief) kunnen gaan oppakken?
• hoe wil de atletenvertegenwoordiging met elkaar gaan samenwerken en hoe zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden verdeeld? (er moet uiteindelijk minimaal een voorzitter uit het midden gekozen worden)
• hoe wil de atletenvertegenwoordiging gaan samenwerken met de sportbond?
• hoe kan een atletenvertegenwoordiging een sportbond versterken en vice versa?
• hoe kan de sportbond de atletenvertegenwoordiging helpen om de taken goed uit te voeren?

Ga open het gesprek aan en leg vast wat er gezegd wordt. Dan hebben jullie meteen een strategisch (jaar)plan en kunnen jullie daarmee terugkoppelen aan topsporters en sportbond waar jullie als atletenvertegenwoordiging voor staan en wat jullie gaan doen. 

Tips

• Nodig voor deze sessie de topsporters uit die in het topsportprogramma van de bond zitten.
• Het meest gebruikelijk is dat een atletenvertegenwoordiging topsporters met een A-, HP- of Selectiestatus en talentvolle sporters met een IT-, NT-, of Beloftestatus vertegenwoordigt.
• Schakel de NOC*NSF Atletencommissie of NL Sporter in. Zij denken graag mee met een atletenvertegenwoordiging (in oprichting).

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 2 • Inventarisatie leden atletenvertegenwoordiging
Inventariseer tijdens de sessie (stap 1) of er collega-topsporters zijn die met jullie in de atletenvertegenwoordiging willen zitten. Is er wellicht al een mooie groep samen te stellen?

Afhankelijk van de grootte van het topsportprogramma van de sportbond, bestaat een atletenvertegenwoordiging uit minimaal 3 en maximaal 9 leden. Blijkt uit de inventarisatie dat er meer dan 9 topsporters zijn die wel een rol willen vervullen in een atletenvertegenwoordiging? Bepaal dan samen hoe jullie tot de samenstelling van maximaal 9 komen.

Een mogelijkheid zou het uitschrijven van verkiezingen kúnnen zijn, waarbij de achterban kan stemmen om zo tot een top 9 te komen. Maar wellicht kom je er ook tijdens de sessie al wel uit. Belangrijk is dat in ieder geval álle disciplines binnen de sport vertegenwoordigd zijn.

Tips

• Ons advies is om ook altijd minimaal één persoon in de atletenvertegenwoordiging zitting te laten nemen die geen actieve topsporter meer is. Dit omdat die persoon tijdens de drukke wedstrijdkalender waarschijnlijk meer tijd heeft om te overleggen met de bond en geen persoonlijk belang als topsporter heeft bij bepaalde besluiten.
• Probeer tot een brede samenstelling te komen, niet alleen vanuit de sport maar ook voor wat betreft specifieke expertises, zoals communicatie, juridische zaken en financiën.
• Realiseer je dat zitting nemen in een atletenvertegenwoordiging een tijdsinvestering vraagt en bedenk van tevoren goed of je dit kan combineren met je topsport.
• Door helder te hebben welke taken er uitgevoerd moeten worden kan je goede afspraken maken over wie wat zou moeten doen. Daarmee wordt het voor potentiële leden duidelijk wat van hen wordt verwacht en kunnen ze een weloverwogen keuze maken om wel of niet zitting te nemen. Werkzaamheden voor een atletenvertegenwoordiging zijn vrijwillig, maar niet vrijblijvend.

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 3 • Terugkoppeling samenstelling atletenvertegenwoordiging aan sportbond
Jullie hebben een inventarisatie gedaan. De leden van de atletenvertegenwoordiging zijn bekend. Koppel dit dan terug aan de sportbond. Geef hierbij ook aan wie de voorzitter is of, indien er meer dan 3 vertegenwoordigers zijn, wie de voorzitter, secretaris en penningmeester zijn. Plan meteen een gesprek in met de sportbond om door te praten over onder andere elkaars verwachtingen en het maken van (werk)afspraken (zie stap 5). Het meest voor de hand ligt om dit gesprek met de technisch directeur te voeren, maar indien jullie bond geen technisch directeur heeft, kunnen jullie je ook richten op de algemeen directeur, directeur-bestuurder of voorzitter.

Tips

• Wanneer de atletenvertegenwoordiging geen financiële verantwoordelijkheden heeft, is een penningmeester niet persé nodig en kunnen taken van een penningmeester belegd worden bij de secretaris.
• Bepaal ook wie de voorzitter vervangt bij langere afwezigheid en geef dat door aan de sportbond.

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 4 • Terugkoppeling samenstelling atletenvertegenwoordiging aan achterban
Nadat jullie de sportbond hebben geïnformeerd is het ook belangrijk alle topsporters van de sportbond te informeren. Dit gaat in samenwerking met de sportbond, aangezien zij de emailadressen van de topsporters beheren.

Stel een bericht op waarin de atletenvertegenwoordiging goed geïntroduceerd en gepositioneerd wordt. Geef hierbij ook aan wie de voorzitter is, of indien er meer dan 3 vertegenwoordigers zijn, wie de voorzitter, secretaris en penningmeester zijn. Ook is het belangrijk om in dat bericht aan te geven waarvoor en hoe topsporters bij de atletenvertegenwoordiging terecht kunnen. Dit is dé kans om jullie atletenvertegenwoordiging meteen goed neer te zetten, dus maak het bericht zo compleet mogelijk. Wellicht is er een communicatiemedewerker bij de bond die jullie hierbij kan ondersteunen.

Tips

• Vraag aan de bond of jullie een emailadres van de bond kunnen krijgen. Dat staat professioneel en voorkomt dat je privé-emailadressen moet gaan gebruiken. Spreek ook af wie deze mailbox gaat beheren.
• Bepaal of je social media wilt gaan gebruiken, bijv. een besloten facebookpagina of whatsappgroep waar alleen topsporters toegang toe hebben en waarmee jullie de achterban goed kunnen bereiken.
• Informeer niet alleen de topsporters die in een topsportprogramma van de bond zitten, maar ook de talentvolle sporters die in het opleidingsprogramma van de bond zitten. Zij zijn immers ook onderdeel van jullie achterban.

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 5 • Stel een samenwerkingsovereenkomst op tussen sportbond en atletenvertegenwoordiging
Het is belangrijk om afspraken rondom de samenwerking tussen de bond en de atletenvertegenwoordiging goed vast te leggen. Immers, je wilt van elkaar weten wat je aan elkaar hebt en wat je mag verwachten. Stel daarom samen een samenwerkingsovereenkomst op waarin onder andere is vastgelegd:

• hoe jullie met elkaar gaan samenwerken
• hoe vaak jullie gaan overleggen en met wie
• over welke onderwerpen jullie willen meepraten en op welke manier (informerend, adviserend, mede beslissend)
• wat jullie kunnen doen als jullie het niet met elkaar eens zijn
• welke voorzieningen en faciliteiten van de sportbond jullie kunnen gebruiken
• welk budget de sportbond beschikbaar stelt voor de atletenvertegenwoordiging en waar dat aan besteed mag worden

Tips

• Heeft jullie bond een Technisch Directeur, dan is dat de meest logische gesprekspartner over topsport gerelateerde onderwerpen. Daarnaast is het goed als er een contactpersoon binnen de bond is waarmee jullie praktische zaken kunnen afstemmen.
• Voor de bond is het ook goed te weten wie van de atletenvertegenwoordiging voor hen het eerste aanspreekpunt is.
• Denk voor het budget aan de volgende kostenposten: reis- en vergaderkosten, kosten communicatie (social media), kennisontwikkeling van de leden, kosten van bijeenkomsten met achterban, kosten inhuur deskundigen (bijvoorbeeld juridisch) en overige kosten.
• Jullie kunnen de samenwerkingsovereenkomst ook nog ter check/informatie voorleggen aan jullie achterban.

Door de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen laten jullie beiden zien dat jullie een goed functionerende atletenvertegenwoordiging belangrijk vinden. De ondertekening is een mooie start van de samenwerking! We hebben voor jullie een model samenwerkingsovereenkomst opgesteld, die jullie hiervoor kunnen gebruiken. 

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 6 • Stel een reglement atletenvertegenwoordiging op.                      
Jullie hebben een samenwerkingsovereenkomst tussen de bond en de atletenvertegenwoordiging opgesteld. Dan is er nog iets wat jullie gaat helpen om de atletenvertegenwoordiging optimaal te laten functioneren: een reglement atletenvertegenwoordiging. Hierin worden de positie, werkwijze en de rechten en plichten van de atletenvertegenwoordiging op een formelere manier vastgelegd. Zo weten alle leden nog beter wat er van hen verwacht wordt en kunnen topsporters, bond en andere stakeholders zien hoe de atletenvertegenwoordiging haar werk doet.

Het reglement kan de atletenvertegenwoordiging zelf opstellen. Een akkoord van de sportbond is niet persé nodig, maar is natuurlijk wel fijn. Leg het reglement daarom wel voor aan de sportbond. We hebben voor jullie een model reglement atletenvertegenwoordiging opgesteld, die jullie hiervoor kunnen gebruiken.

Tips

• Het is belangrijk dat het reglement wordt voorzien van een datum en een handtekening van de voorzitter en nog een ander lid van de atletenvertegenwoordiging. Daarmee is het duidelijk dat en wanneer het reglement is vastgesteld en dat het geldig is.
• Het is belangrijk om van tijd tot tijd te kijken of wat in het reglement staat nog steeds klopt. Werken jullie nog steeds op dezelfde manier of zijn de positie, rollen of taken van de atletenvertegenwoordiging veranderd? Dan kan het nodig zijn om het reglement daarop aan te passen.
• Jullie kunnen het reglement ook nog ter check/informatie voorleggen aan jullie achterban.

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 7 • Houd je achterban op de hoogte 
Laat regelmatig aan jullie achterban zien wat jullie als atletenvertegenwoordiging doen. Dit kan bijvoorbeeld door een paar keer per jaar per in een email een update te geven. Betrek ook de achterban als de sportbond jullie heeft gevraagd om over een bepaald onderwerp advies te geven. Jullie handelen immers namens alle topsporters van de sportbond.

Tip

• Gebruik social media niet alleen om zichtbaar te maken wat jullie doen, maar ook om input van je achterban op te halen. Bijvoorbeeld door het inzetten van een poll of kort vragenformulier.  

Stappenplan oprichting atletenvertegenwoordiging

Stap 8 • Evalueer jaarlijks hoe je als atletenvertegenwoordiging functioneert
Wanneer jullie een tijdje aan de slag zijn, is het goed om met jullie achterban en met de sportbond te bespreken of het allemaal goed loopt en of jullie de juiste dingen aan het doen zijn.

Plan een sessie waarvoor jullie alle topsporters uitnodigen. Vertel wat jullie de afgelopen periode hebben gedaan en wat jullie de komende periode willen gaan doen. Toets of iedereen het daarmee eens is. Dan hebben jullie meteen input voor het strategische (jaar)plan voor de komende periode.

Plan een vergelijkbaar gesprek met de sportbond. Bespreek open wat er goed gaat en wat er beter kan.

Tips

• Zorg samen voor een sfeer waarin je elkaar kan aanspreken wanneer het even niet zo goed loopt.
• Sta open voor het geven en ontvangen feedback. Het doel is om samen beter te worden.

Tot slot

• Blijf jullie kennis en vaardigheden ontwikkelen. Bijvoorbeeld door met NL Sporter, de NOC*NSF Atletencommissie of met atletenvertegenwoordigers van andere bonden te sparren.
• De NOC*NSF Atletencommissie heeft een whatsappgroep met alle atletenvertegenwoordigingen van de sportbonden. Zo houden zij connectie met hun achterban en kunnen ze snel informatie delen en ophalen. Vraag of jouw atletenvertegenwoordiging kan worden toegevoegd aan deze whatsappgroep.
• Houd jullie achterban goed op de hoogte van waar jullie als atletenvertegenwoordiging mee bezig zijn, blijf zichtbaar.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Het is belangrijk dat iedere sportbond een atletenvertegenwoordiging heeft, zodat de belangen van topsporters goed behartigd worden. Met een atletenvertegenwoordiging kan een sportbond voor én met topsporters het topsportbeleid vormgeven en meer draagvlak creëren voor bondsbesluiten.

Jullie atletenvertegenwoordiging is al (een tijd) actief. Nu is het moment om samen te kijken wat er goed gaat, maar ook wat er beter kan.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 1 • Evalueer samen wat goed gaat en wat beter kan
Het is belangrijk om binnen de atletenvertegenwoordiging minimaal één keer per jaar samen te bespreken wat er goed gaat en wat er beter kan. Plan hiervoor een sessie in. Kijk terug op de afgelopen periode, schrijf de verbeterpunten op en benoem per punt wat jullie anders willen gaan doen.

Denk hierbij aan zaken als:

• waar je als atletenvertegenwoordiging voor staat en hoe je hieraan uiting geeft
• welke onderwerpen de atletenvertegenwoordiging de afgelopen periode heeft opgepakt en of dat de juiste waren
• hoe jullie vinden dat de samenwerking met de sportbond gaat en wat er eventueel beter of anders kan
• hoe jullie communiceren met jullie achterban en wat er eventueel beter of anders kan

Tips

• Zorg samen voor een sfeer waarin je elkaar kan aanspreken wanneer het even niet zo goed loopt.
• Sta open voor het geven en ontvangen feedback. Het doel is om samen beter te worden.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 2 • Kom tot een strategisch (jaar)plan 
Werk de verbeterpunten uit en voeg hieraan de doelen van de atletenvertegenwoordiging toe voor het komende jaar. In feite hebben jullie hiermee een strategisch jaarplan ontwikkeld dat kort en bondig laat zien:

• waar jullie voor staan
• waar jullie je op gaan richten
• hoe jullie de achterban betrekken
• hoe jullie samenwerken met de sportbond
• wat jullie nodig hebben van de sportbond

Tip

• Maak een strategisch plan voor ieder jaar. Daarmee kan je goed inspelen op de actualiteit. Waar je voor staat zal niet snel veranderen, maar waar jullie je op richten wel.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 3 • Toets je strategisch jaarplan bij de achterban
Er ligt nu dus een strategisch jaarplan. Het is tijd om dit te bespreken met jullie achterban. Deel dit plan of plan hiervoor een meeting met alle topsporters. Vraag hen feedback. Check of iedereen achter jullie plan staat.

Tip

• Deel het concept strategisch jaarplan tijdig met jullie achterban, zodat zij voldoende gelegenheid hebben om input te geven. Immers, het jaarplan is van jullie samen.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 4 • Bespreek je strategisch jaarplan met de sportbond
Met de steun van jullie achterban in de broekzak gaan jullie het gesprek aan met de sportbond. Licht jullie plan toe en geef ook aan wat het belang voor de sportbond is. Wat worden zij er beter van en wat hebben jullie over en weer van elkaar nodig. Immers, jullie kunnen elkaar enorm versterken.

Tip

• Deel het concept strategisch jaarplan tijdig met de bond, zodat zij voldoende gelegenheid hebben om input te geven.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 5 • Leg vast hoe sportbond en atletenvertegenwoordiging (nog beter) gaan samenwerken
Hebben jullie al een samenwerkingsovereenkomst met de sportbond? Bespreek dan ook of hierin aanpassingen gedaan zouden moeten worden en voer die aanpassingen door. Hebben jullie nog geen samenwerkingsovereenkomst, dan is dit een goed moment om die op te stellen.

Stel de overeenkomst samen met de sportbond op en leg hierin onder andere vast:

• hoe jullie met elkaar gaan samenwerken
• hoe vaak jullie gaan overleggen en met wie
• over welke onderwerpen jullie willen meepraten en op welke manier (informerend, adviserend, mede beslissend)
• wat jullie kunnen doen als jullie het niet met elkaar eens zijn
• welke voorzieningen en faciliteiten van de sportbond jullie kunnen gebruiken
• welk budget de sportbond beschikbaar stelt en waaraan jullie dat mogen besteden (bijv. reiskosten, kosten van vergaderingen maar ook kennisontwikkeling van AC leden)

Door de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen laten jullie beiden zien dat jullie een goed functionerende atletenvertegenwoordiging belangrijk vinden. De ondertekening is een mooie start van de samenwerking! Evalueer de samenwerking en de overeenkomst jaarlijks en stel samen bij waar nodig. We hebben voor jullie een model samenwerkingsovereenkomst opgesteld, die jullie hiervoor kunnen gebruiken. Leg deze naast jullie bestaande samenwerkingsovereenkomst of gebruik deze om tot een samenwerkingsovereenkomst te komen.  

Tips

• Heeft jullie bond een Technisch Directeur, dan is dat de meest logische gesprekspartner over topsport gerelateerde onderwerpen. Daarnaast is het goed als er een contactpersoon binnen de bond is waarmee jullie praktische zaken kunnen afstemmen.
• Voor de bond is het ook goed te weten wie van de atletenvertegenwoordiging voor hen het eerste aanspreekpunt is.
• Denk voor het budget aan de volgende kostenposten: reis- en vergaderkosten, kosten communicatie (social media), kennisontwikkeling van de leden, kosten van bijeenkomsten met achterban, kosten inhuur deskundigen (bijvoorbeeld juridisch) en overige kosten.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 6 • Leg vast hoe je als atletenvertegenwoordiging nog beter gaat samenwerken
Hebben jullie naast een samenwerkingsovereenkomst al een reglement atletenvertegenwoordiging? Dan zijn jullie helemaal goed bezig! Hebben jullie nog geen reglement en willen jullie het nog professioneler aanpakken? Stel dan ook een reglement atletenvertegenwoordiging op.

In een reglement atletenvertegenwoordiging staan de positie, werkwijze en de rechten en plichten van de atletenvertegenwoordiging op een formelere manier vastgelegd. Zo weten alle leden nog beter wat er van hen verwacht wordt en kunnen topsporters, sportbond en andere stakeholders zien hoe de atletenvertegenwoordiging haar werk doet. Het reglement kan de atletenvertegenwoordiging zelf opstellen. Een akkoord van de sportbond is niet persé nodig, maar is natuurlijk wel fijn. Leg het reglement daarom wel voor aan de sportbond.

We hebben voor jullie een model reglement atletenvertegenwoordiging opgesteld, die jullie hiervoor kunnen gebruiken. Leg deze naast jullie bestaande reglement of gebruik deze om tot een reglement te komen. 

Tips

• Het is belangrijk dat het reglement wordt voorzien van een datum en een handtekening van de voorzitter en nog een ander lid van de atletenvertegenwoordiging. Daarmee is het duidelijk dat en wanneer het reglement is vastgesteld en dat het geldig is.
• Het is belangrijk om van tijd tot tijd te kijken of wat in het reglement staat nog steeds klopt. Werken jullie nog steeds op dezelfde manier of zijn de positie, rollen of taken van de atletenvertegenwoordiging veranderd? Dan kan het nodig zijn om het reglement daarop aan te passen.

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 7 • Houd je achterban op de hoogte 

Laat regelmatig aan jullie achterban zien wat jullie doen. Dit kan bijvoorbeeld door een paar keer per jaar in een email een update te geven. En betrek de achterban als de sportbond jullie heeft gevraagd om over een bepaald onderwerp advies te geven. Jullie handelen immers namens alle topsporters. 

Tip

• Gebruik social media niet alleen om zichtbaar te maken wat jullie doen, maar ook om input van je achterban op te halen. Bijvoorbeeld door het inzetten van een poll of kort vragenformulier.  

Stappenplan doorontwikkeling bestaande atletenvertegenwoordiging

Stap 8 • Evalueer jaarlijks hoe je als atletenvertegenwoordiging functioneert
Jullie zijn inmiddels een tijdje aan de slag. Dan is het goed om met jullie achterban en met de sportbond te bespreken of het allemaal goed loopt en of jullie de juiste dingen aan het doen zijn.

Plan een bijeenkomst waarvoor jullie alle topsporters uitnodigen, vertel wat jullie de afgelopen periode hebben gedaan en wat jullie de komende periode willen gaan doen. Vraag of iedereen het daar mee eens is. Dan hebben jullie meteen input voor het strategische (jaar)plan voor de komende periode.

Plan een vergelijkbaar gesprek met de sportbond. Bespreek open wat er goed gaat en wat er beter kan.

Tips

• Zorg samen voor een sfeer waarin je elkaar kan aanspreken wanneer het even niet zo goed loopt.
• Sta open voor het geven en ontvangen feedback. Het doel is om samen beter te worden.

Tot slot 

• Blijf jullie kennis en vaardigheden ontwikkelen. Bijvoorbeeld door met NL Sporter, de NOC*NSF Atletencommissie of met atletenvertegenwoordigers van andere bonden te sparren.
• De NOC*NSF Atletencommissie heeft een whatsappgroep met alle atletenvertegenwoordigingen van de sportbonden. Zo houden zij connectie met hun achterban en kunnen ze snel informatie delen en ophalen. Vraag of jouw atletenvertegenwoordiging kan worden toegevoegd aan deze whatsappgroep.
• Houd jullie achterban goed op de hoogte van waar jullie als atletenvertegenwoordiging mee bezig zijn.